تجربتي في الإدارة العامة للمجالس البلدية

قبل أن أتكلم عن إنتقالي للإدارة العامة للمجالس البلدية ثم بعد ذلك لوكالة الأراضي والمساحة،فلابد بأن أتكلم عن إنسان كان السبب في ذلك فأنا لازلت أعتبره أستاذي في العمل الإداري وخدمة الناس وحبه لقضاء حاجتهم لمن يعرف ولمن لايعرف وهو الأستاذ كنعان التمياط وكان سكرتير مكتب وكيل الوزاة للشؤون القروية ولقد إستدعاني في بداية الأمر مع ثلاثه من الزملاء للعمل بعد الظهر في وكالة الأراضي والمساحة لوجود منح يلزم تطبيقها لكي يتم توزيعها على أصحابها، وكان العمل مطلوب منا إنجازه خلال ثلاثة شهور،ولقد إنجزناه خلال شهر رمضان وكان مدير عام المنح في ذلك الوقت الخراشي ولقد أستدعانا وشكرنا على ذلك وعرض علينا بالإنتقال إلى وحدة المنح في وكالة الوزارة للأراضي والمساحة وبالنسبة لي فقد رفضت لظروف شخصية تمنعني من ذلك ،وحينما قابلت كنعان التمياط أثنى على عملنا وقال ماشاء الله عليكم قد بيضتوا وجهي ثم عرض علي وعلى زملائي الذين كانوا معي بالإنتقال لإدارة المنح فبينت ظروفي بأني لا أستطيع في الوقت الحاضر، وقال أن مدير المنح سيقدر ظروفك فقلت أن شاء الله إذا تغيرت وصارت للأفضل أعدك بأني سوف أنتقل عندهم، وبعدها بفترة كلمني من ضمن ثلاثه من الزملاء عن إدارة جديدة أسمها المجالس البلدية وأنها مرتبطة بمكتب سمو الوزير ،وأن فيها مميزات وخارج دوام بإستمرار وقال أنصحكم بالإنتقال لها لأن مستقبلها أفضل مقارنة بوكالة الشؤون القروية التي قد سحبت منها صلاحيات ولم يعد بها عمل كالسابق،فقلت أفكر في الأمر ثم جئته في وقت آخر وقلت له أنا موافق فقال لي هناك العمل يحتاج لتنظيم وأنا أثق في قدراتك وعندما توجهت للمجالس البلدية و قابلت المدير عام وكان المهندس جديع بن نهار القحطاني ورحب بي وعندما ذهبت للإدارة تفاجأت بأنها فوضى حيث هناك معاملات كثيرة ملقاة على طاولة قاعة الإجتماعات، وليس عندهم أجهزة لتسجيل معاملاتهم ولا نظام للإتصالات الإدارية خاص بالمجالس البلدية ولكن من يسجل لهم معاملاتهم وكالة التخطيط والبرامج وكذلك عدم وجود لأقسام وهناك أرشيف و لكن الملفات غير منظمة ومرماة على الأرض في بعض الأحيان ،فكتبت تقرير فوراً أطالب فيه بقسم للشؤون الإدارية و بنظام إتصالات خاص بالمجالس البلدية وأن يكون لها كود يعرف به في داخل الوزارة وخارجها وبأن يكون هناك أقسام في الإدارة ويكون لكل إدارة كود في نظام الاتصالات الخاص بالمجالس البلدية ،وأن يكون للمجالس البلدية التي في المناطق أكواد خاصه ومستقلة عن الأمانات والبلديات والمجمعات وطالبت بأجهزة كمبيوتر وطابعات وماسحات للشؤون الإدارية والأقسام الأخرى وكما طالبت بالأرشفة الألكترونية لجميع المعاملات الجديدة والقديمة تمهيدا لإلغاء الملفات وكل ذلك كان مكتوباً في التقرير الذي قدمته للمدير العام وعندما قرأه تحمس و كلفني بأن أكون مديراً للشؤون الإدارية وقال أحسنت وأبدأ في العمل و التنسيق مع مركز الحاسب الآلي لتأمين الأجهزة والطابعات والماسحات ونظام الاتصالات الخاص بالمجالس البلدية ،و قال كيف نضع أقسام للإدارة ولم يصدر بعد هيكل إداري للمجالس البلدية من مجلس الوزراء بذلك، فقلت له نحن نعمل ذلك لكي نجعل العمل منظم و يسير بسلاسه، و يقسم العمل لكي يكون هناك أختصاص لكل قسم ،ولكي يسهل علينا متابعة العمل والموظف الذي أعد على المعاملة، فوافق على ذلك وعندما تم عقد الاجتماع مع بقية الزملاء تم وضع الهيلكة وتصنيف الأقسام على مايلي :-

1-مكتب المدير العام للمجالس البلدية

2مكتب النائب العام للمجالس البلدية

3-قسم شؤون المجالس البلدية

4-شئون الأعضاء بالمجالس البلدية

5-الداراسات بالمجالس البلدية

6- الشئون الإدارية بالمجالس البلدية

7- المستشارين بالمجالس البلدية

وبعدها بفترة بسيطة تم تأمين أجهزة الكمبيوتر بملحقاتها ووضع لنا مركز الحساب الآلي نظام إتصالات خاص بالمجالس البلدية وتم وضع أكواد لأقسامها و أكواد للمجالس البلدية في المناطق والبلديات و المجمعات ثم أصبح هناك إجتماع للإدارة أسبوعيا مع المدير عام ونائبه وبقية الفريق لمتابعة العمل وتذليل المصاعب والعراقيل التي تواجه سير العمل و التشاور حول المقترحات المطروحة من الجميع، فكنا مجموعة من الأشخاص الذين يعملون مع بعضهم البعض لإنجاز هدف معين و أصبحنا نعمل بروح الفريق الواحد للعمل وكان همنا نجاح الفريق وليس لأجل أن ينسب النجاح لشخص معين وكان همنا أن لايكون العمل روتينيا وبيروقراطيا لأن ذلك يقتل العمل والطموح والتطوير ولقد أصبح عملنا في المجالس سلسلاً  لإنه يعتمد على ستة خصائص رئيسية تبنى على بعضها البعض حيث كل أن خاصية هي عبارة عن مستوى وإنجاز للفريق ينقله إلى المستوى الذي يليه حتى يصل للنتيجة النهائية وهي نجاح الفريق.

الخصائص الست هي:-

1.بناء الثقة في العاملين وحتى لو كان هناك خطأ في العمل فمن لا يخطئ هو الذي لايعمل ولكن يتم تحديد الخطأ والعمل على تصحيحه.

2.الخلاف يكون عادي في الرأي مع المدير أو النائب فيؤخذ الرأي الصائب فقط وليس التشبث بالرأي برغم عدم جدواه.

3.الالتزام بالعمل والتطوير والتعاون والعمل بروح الفريق الواحد.

4.المساءلة عن المعاملات المفتوحة وإذا كان هناك سبب في تأخيرها يتم البت فيه لكي لا تتأخر مصالح الدولة والمواطنين.

5.التركيز على النتائج ماذا حققنا في كل اجتماع وماهي الخطوات المقبلة لتطوير العمل.

6- العمل الدؤوب في مايتعلق بالإنتخابات البلدية وإعطاء دورات لأعضاء المجالس البلدية داخليا وخارجيا ولقد كان الإداري المحنك والمدير الفعلي و القلب النابض للمجالس البلدية والإنتخابات هو الأستاذ/ عبدالله المنصور الذي تستعين به بعض الجهات الحكومية في خبراته العميقة بعملية الانتخابات.

ففترة عملي البسيطة في المنح والمجالس البلدية قد جعلتني أكتسب خبره في مجال عمل جديد وحينما ترقيت في وكالة الأراضي وأصبحت في وحدة المتابعة التابع لمكتب الوكيل الوزارة المساعد الدكتور/ محمد بن ناصر الراجحي تعلمت من توجيهاته و أستفدت خبرة وتعلمت من هذا النوع من العمل من زميلي سعد العشان رئيس قسم المتابعه والذي يتطلب إعداد خطابات لمخاطبة بعض الجهات المختصة عن أوامر ساميه أو نزاعات أو تأخر في منح وخلافه إما بتوقيع الوكيل المساعد أو الوكيل وأحياناً بتوقيع الوزير ولقد ساعدني ذلك خبرتي في المجالس البلدية وأيضا خبرتي في صيغة الكتابة ككاتب ، لذلك كانت تجربتي في المجالس قد أثرتني كثيراً لوجود مدير لديه سعة أفق يبحث عن التطوير والمرونة في العمل و يقدر عمل موظفيه و لايحب البيروقراطية وكان يقوم بتحفيز الموظفين المنتجين بأن توضع أساميهم في كشوفات خارج الدوام ،و لذلك حينما يكون أسلوب الإدارة هكذا فإن الموظف يبدع و يعمل بأريحية ويجعله يستمر في هذه البيئة والتي تكون جاذبة للموظف ويكون لديه إنتماء لها.
سلمان محمد البحيري